评审：让问题止步，让下游放心
张成功项目管理记
“项目初步管理计划”编制出来后，如何判定它的质量是否合格，就必须对该产出物进行评审。关于评审工作如何组织和进行，对张成功来说，这可是和尚做新郎官—头一回。张成功对此经验和信心都不足。于是，他只好再次去请教资深项目经理李全才，想从李全才身上学习一些有关评审的智慧。
张成功正准备打电话咨询李全才时，刚好李全才走出办公室去收传真。张成功看到了李全才，连忙放下电话，径直走了过去，非常礼貌地请李全才给自己指点迷津。
李全才真是一个乐于帮助他人的人，他拿着传真，笑脸盈盈地邀请张成功一同来到自己的办公室，津津乐道地和张成功分享着自己的评审经验。
李全才说，公司有不少项目经理，对评审工作不重视，喜欢走过场，其实这是非常错误的。我们知道，有效的评审，能发现产出物中60%以上的问题，所以你一定要充分重视评审工作给我们带来的价值，张成功点了点头，并虚心听取李全才的经验分享。
李全才接着说，你一定要邀请项目的下游人员来评审上游人员的工作成果（如让设计人员来评审需求文档，让开发人员来评审设计文档等），这样才能做到真正有效。因为下游人员需要根据上游人员的工作成果来开展工作，所以他们就会更加认真和负责；另外，评审工作开展之前，一定要制订合适的评审计划。说到这里，李全才向张成功推荐了经他改进之后的评审计划模板（见表6- 3）。
李全才喝了一口水，补充说到，正式评审前需要完成如下准备工作。
（1）最好提前2～3天把被评审材料发送给评审人员。
（2）评审前安排时间给评审人员讲解一次被评审文件。
（3）给评审人员预留充分的评审时间，以便他们能发现和提出被评审文件中一些实质性的问题。
（4）评审会议召开之前，先收集和记录好评审人员发现的问题。
说到这里，李全才说，我这里总结了一份“关于如何提高会议效率的十二条措施”，对你召开评审会议应该有帮助，你不妨拿去看看。说着，李全才从抽屉中拿出一份打印好了的文章，文章的内容如下。
（1）作好充分的会前准备。
俗话说“台上一分钟，台下十年功”，这句话说明了工作准备的重要性。
其实会议也是一样，如果会议负责人能在会前花充分的时间进行会议议题和会议内容、材料的准备，则会在很大程度上保证会议的顺利进行。否则可能会由于情况考虑不周、材料准备不够等导致会议拖延或会议无法得到所期望的效果。
（2）提前将会议相关材料分发给与会者。
为了节省会议时间、提高会议效率，会议负责人或会议主持人应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率。
（3）会议议题不要安排过多。
我们知道，目标太多，就等于没有目标。因为目标太多就无法抓住工作的重点。
会议也是如此。每次会议，会议的议题不宜安排过多，一般一到两个议题为宜，尽量不要超过三个议题。如果议题太多，则大家讨论时的注意力很可能会分散（因为每个人所重点关心的议题可能会不同），这样就会影响结论的达成速度，从而影响到会议效率；另外，议题过多，势必导致会议时间过长，这会让与会者感到疲倦，从而也影响到会议效率。
（4）会议时间不要安排过长。
我们知道，一个成年人能聚精会神投入工作的时长大约是两小时左右。因此，我们举行会议时，会议的时间也不应该安排过长（实际上这也与安排的会议议题多少有关），会议的时长一般需要计划并控制在半小时到两小时之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成共识，会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。
（5）会议尽量安排在下班之前召开。
我们知道，有些与会者时间观念不是很强或因为个性使然，他们往往不到会议最后很难果断、明白地表达出自己的观点，这种情况极易导致会议的拖延。解决这一问题比较有效的措施是，将会议安排在上午下班前或下午下班前的时段。
如会议的计划时长为一小时，则可以安排在上午11:00举行（假如12:00下班）或下午5:00举行（假如6:00下班）。安排在这样的时段，实际上已经给出了明确的时间期限，大家也就会尽快表达自己的观点和看法，从而有效地提高了会议的效率。
（6）不邀请与会议无关的人与会。
邀请与会议无关的人参加会议，是一种极大的浪费，也是毫无意义的做法。我们经常看到一些会议，整个会议过程中有些人一言不发，其实这些一言不发的人，大部分是与会议无关的人。因此，作为会议负责人或会议主持人，一定要事先确定好哪些人需要且必须参加会议，尽量不要邀请与会议无关的人参加。
（7）准时召开会议。
很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费，其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的惩罚，时间一到即召开会议。
（8）尽量避免讨论与会议议题无关的内容。
每次会议都已经计划好了需要讨论的会议议题。会议负责人或会议主持人需要注意控制并限制讨论本次会议没有计划的问题。否则一旦放开，则很难收回，结果不是该讨论的问题没有讨论到就是会议不得不拖延。
解决这一问题的有效办法是：一定控制住不讨论与本次会议无关的议题。如在会议上确实发现了很重要的问题需要开会讨论，则可以先记录下来，另行安排一次会议。
（9）约定与会者的发言时长。
有些与会者发言时口若悬河滔滔不绝，完全没有时间观念。
解决这一问题的有效办法是：会议正式召开之前就和与会者约定好发言的时长，让大家在发言之前都做到“心中有数”。
（10）及时提醒发言者。
对于某些“健谈”者来说，仅仅约定好发言时长还远远不够，因为他们谈兴正浓时，根本就将时长约定抛到了“九霄云外”。如果不及时提醒发言者，则他们很可能会占用过多的会议时间，从而影响会议的效率。
解决这一问题的有效办法是：在与会者发言时长过半时提醒一次；到与会者发言时长还剩2～3分钟时再次提醒，以便让发言者利用剩余的时间总结自己的意见、建议和观点。
（11）完备记录会议纪要并分发给与会者确认。
有些会议开完后，没有任何的会议纪要，实际上这样的会议与没有召开没什么两样，因为没有会议纪要（书面结论）的会议，最终是没有人去关心和执行会议决议的。因此，我们需要完整记录会议纪要（纪要中需要约定决议的责任人、完成时限等），在分发给与会者的同时让相关责任人签字确认。
（12）安排专人跟进会议决议的落实情况。
有些会议，虽然有会议纪要，但没有跟进会议决定是否被执行的相关办法和措施，这样会导致会议“决而不行”，使会议没有发挥应有的效果。
解决这一问题的有效办法是：安排专人跟进会议决定的落实和执行情况并及时公布，将会议决定的落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一。
听到这里，张成功感觉到评审真是一门大学问，他暗暗发誓，一定要把项目产出物的评审工作组织好。
张成功谢过资深项目经理李全才后，走出李全才的办公室，就着手准备“项目初步管理计划”的评审事宜。张成功小心翼翼，把评审工作的每一步都走得踏踏实实。
总体来说，“项目初步管理计划”的评审工作做得还算不错，在后来其他产出物的评审过程中，张成功不断改进，效率和效果一次比一次都有明显提升。
张成功项目团队采用的评审报告的模板如下（见表6- 4）。
后来，张成功在资深项目经理李全才的经验基础之上，通过实践，归纳出了有效评审的八条锦囊。
（1）选择合适的评审人员。
（2）制订合适的评审计划。
（3）有高质量的评审检查表。
（4）评审前2~3天安排时间讲解被评审材料。
（5）给评审人员预留充分的评审时间。
（6）注意收集和记录问题。
（7）评审报告中提出的问题要得到相关责任人的认可和签字。
（8）有专人跟踪落实评审报告中所提出的需要解决的问题。
本节内容精要
针对每一个产出物的评审，张成功都会组织编制“产出物评审计划”和“产出物评审报告”。
张成功学习和应用了资深项目经理李全才总结的“关于如何提高会议效率的十二条措施”。
（1）作好充分的会前准备。
（2）提前将会议相关材料分发给与会者。
（3）会议议题不要安排过多。
（4）会议时间不要安排过长。
（5）会议尽量安排在下班之前召开。
（6）不邀请与会议无关的人与会。
（7）准时召开会议。
（8）尽量避免讨论与会议议题无关的内容。
（9）约定与会者的发言时长。
（10）及时提醒发言者。
（11）完备记录会议纪要并分发给与会者确认。
（12）安排专人跟进会议决议的落实情况。
- 张成功总结归纳了有效评审的八条锦囊。