1.3 勘察场境——天时地利很重要
完成了PPT/Presentation的目的和听众分析，PPTology把一些貌似不重要但其实也非常重要的因素归为“勘察场景”。勘察场境主要包括5个因素——人数、时间、房间、座位、设备，如图1-17所示。
1.3.1 场境的5个因素：人数、时间、房间、座位、设备
1．听众人数规模
不同听众人数场境下，相应的沟通方式和沟通策略也应该有所不同，如图1-18所示。
2．时长/时段
合适的时长+黄金时段的效果要远远好于冗长的PPT+垃圾时段，有经验的演讲者会很好地组合利用演讲时长和演讲时段，如图1-19所示。
（1）演讲时长
关注PPT/Presentation的时长
演讲者在登台演讲的时候往往会“忽视”了时间的存在，30分钟的演讲往往过了25分钟才讲了一半，直到会议组织者在台下举起“5分钟”的提示牌才如梦方醒，匆匆忙忙地把余下一半的内容压缩在5分钟内讲完，这样给听众的感觉是演讲者对于内容和时间的把握很不专业老到，演讲效果也大打折扣。
有几种方法可以让演讲者更好地把握演讲时间。
事先多演讲：使用Powerpoint的“排练计时”功能，比较精准地知道到每个关键章节大概用时多少。
用“演讲者模式（Presenter View）”，可以让听众看到PPT演示界面，而演讲者看到PPT浏览界面，可以知晓相邻PPT的内容，查看PPT下面的备注、并随时控制时间。具体操作方法可以百度/Google“Powerpoint 演讲模式”。
在PPT的角落中（如左下角）插入一个不显眼的“时间插件”小控件，听众一般不会注意到这个小插件，而演讲者可以不时地关注小插件的计时，对演讲耗时有精确的把握。
对于经验更老到的演讲者，可以用“魔术师吸引注意力法”的方式，投出一张精彩的幻灯片，告诉听众“大家可以花几秒钟看一下这张PPT，这张PPT全面地描述了目前电商行业的生态系统”。当听众跟随演讲者的指令全神贯注地观看PPT的时候，演讲者可以不经意地瞄一下自己的手表，快速了解时间节奏，然后回过来继续Presentation。这样既可以做到听众毫不察觉演讲者在看表，又不用事先安装时间小插件。这种方法比较适合临场把控能力强的演讲者。
了解18分钟原则
Presentation是一种高价值、高密度的沟通方式，演讲者需要了解成人在这种情况下的注意力长度一般不到20分钟。这就是为什么著名的TED——Technology, Entertain, and Design（www.ted.com）演讲大会的时间长度定为18分钟或者更短。
所以，如果某次PPT/Presentation的时长预计会大大超过18分钟，那么可以把整个PPT/Presentation分为N个18分钟时长的单元。在单元和单元之间，穿插比较富于变化的互动方式，如问答、小测试、邀请嘉宾、系统演示等（详见第6.2节多维互动）。
（2）演讲时间段
黄金时段（一般是上午第一场）：此时大部分听众都精神饱满、兴致盎然。一般都预留给最重要的演讲者或赞助最多的公司代表，要充分利用这个好时段达到“绕梁三日”的PPT/Presentation效果。
困难时段：礼物悬赏、集中火力、预热互动。
礼物悬赏：比如我在1次互联网大会上午饭前的某次PPT，此时大部分听众都心神不宁，开始惦记午饭吃什么了。所以，此时演讲者应该突出重点、适可而止，不要试图喋喋不休地把事先准备的全部灌输给听众。对于临场把控能力强的演讲者，也可以出奇招把听众的注意力拉回来。比如2010年某次互联网大会上午饭前的最后一场演讲，演讲者面对台下听众的交头接耳，骚动不安，抛出一个包袱“我的演讲结束后有个小奖品——iPad”。当时iPad非常炙手可热，许多果粉都要托人从香港、美国带回来，所以听众一下子就安静下来了。演讲者接着说：“只要任何一位听众在听完我的演讲后，能回答出一个和演讲内容相关的问题。”听众的注意力一下子就被抓住了，全神贯注地开始听下去。
集中火力：当然，演讲者也很老到，不试图面面俱到，快刀斩乱麻地比规定时间提前了几分钟结束了演讲，然后提问，从数十位踊跃回答的听众中选取了一位幸运听众，圆满结束了这次困难时段的演讲。
预热互动：此时听众刚刚饱餐一顿，很容易昏昏欲睡。这个时段开始的PPT/Presentation，最好先预热一下。可以先讲一个和演讲主题相关的趣闻轶事，或者做一个简单的与演讲主题相关的小调查。通过这样简短的热身，听众的注意力和兴趣会被激发起来，开始进入状态，聆听你的演讲。
3．房间大小/形状
房间因素主要是考虑房间大小和形状，如图1-20所示。
房间大小：房间大小最好能适中，房间过大会显得很空旷，不利于沟通。如果一个大房间里面稀稀落落坐了少数听众，这样的氛围对演讲者是不太有利的。碰到这样的情况，有经验的演讲者会尽量邀请听众都坐到靠前的位置，便于演讲者和听众的沟通互动。如果碰到房间过小过于局促的情况，那么最好把PPT/Presentation的时间压缩得更加紧凑一点，否则在过于局促的环境内待久了，演讲者和听众的效率都会下降。
房间形状：过于狭长的房间是不太利于双向沟通的，许多传统企业的会议室经常是这么设计的，在这样的场境下演讲者事先要有心理准备，如果有太多的双向互动问答，实际的效果可能不会那么完美。反之，如果是方形的或者水平型的会议室，演讲者和听众的双向互动问答就比较容易展开。
4．座位安排
座位安排一般有4种类型——大礼堂型、会议室型、课堂型、工作组型，如图1-21所示。
大礼堂型（Auditorium）：各类大型的产品发布会、行业大会等，最经典的就是乔布斯的iPhone产品发布大会。这样的大礼堂现场不太适合开展一对一的互动问答，所以演讲者必须事先做足功课，确保PPT有观点、有内容，视觉设计有冲击力，避免小字号文字，并且最好使用深颜色作为背景色，提升演讲的舞台感效果。
会议室型（Boardroom）：职场中最常见的一种位置安排，既可以由演讲者来主导PPT/Presentation，也可以由演讲者激发听众之间的讨论，听众可以比较方便地与各个位置的其他参会者进行讨论互动。
课堂型（Classroom）：培训型PPT的座位布置常用课堂型。这样的布置比较适合演讲者（如老师）和听众（如学生）的互动，演讲者可以提问、与听众进行互动。但是听众之间的互动不太容易开展，所以如果你要准备一场头脑风暴/集思广益型的Presentation，这样的座位布置就不是最合理的，下面的工作组型座位安排更适合。
工作组型（Workgroup）：工作组型座位安排比较适合既需要演讲者和听众有互动，又需要听众之间有互动的Presentation场合，比如讨论型（Discussion） Presentation。这样的座位布置比较容易激发大家的讨论、头脑风暴，集思广益地讨论解决问题。
5．其他设备
现在的Presentation涉及的设备越来越多种多样。
（1）视觉相关设备：从可以随时用笔写写画画的Flip Chart（活动翻页夹）、白板，到各种型号的投影仪。
（2）听觉相关设备：音响、话筒（有线话筒、无线话筒）。
（3）演讲者用的翻页器、激光笔。
（4）网络连接：如有必要，可以随时连接到网络，演示视频或者在线应用系统等。
（5）视频会议系统、电子白板等。
在重要的Presentation开始之前，非常有必要提早到会场落实这些设施的可用性。2010年我给某世界500强的朋友做PPTology的培训，结果花了30分钟才搞定投影仪的输出，也许是设备过于先进复杂了，我的笔记本电脑怎么都输出不了视频信号。好在我提前了半个小时到达培训现场，等满头大汗地搞定了投影仪，听众也都基本到位了。可想而知，如果是掐着时间到PPT/Presentation现场，那天肯定会比较狼狈。
除了上述的时间、房间、座位、设备因素之外，在重要的PPT场合还有其他的因素也不可不察，比如此次PPT/Presentation是主场还是客场、现场的灯光环境如何等。细节决定成败啊！
1.3.2 PPT的3种血型：A型、B型和O型
在制定PPT策略过程中，很重要的一点就是明确PPT的风格，是选择专业精炼型、气势磅礴型还是信息密集型？如图1-22所示。
您是否知道PPT其实也有“血型”之分吗？根据目的、听众和场境的不同，PPTology把商业世界中PPT分为3种类型——A型、B型、O型，如图1-23所示。
A型PPT（Auditorium，大礼堂型）：如大会主题演讲等。
B型PPT（Boardroom，会议室型）：如日常工作汇报/项目提案/商业计划书等。
O型PPT（wOrd/repOrt，Word报告型）：如咨询研究报告/培训课件等。
图1-24所示是不同“血型”PPT的示例。
明确了PPT的“血型”，我们才能制定最佳的PPT构思、设计和演绎策略。如果把A型PPT的设计、演绎策略用于B型或O型，就会有哗众取宠之嫌；而如果把B型PPT的设计、演绎策略用于A型，就比较缺乏感染力；而如果把O型PPT的策略用于A型、B型，那么听众肯定会昏昏欲睡。
比如，同样一张饼图，在A型/B型/O型PPT中就有完全不同的设计演绎方式和风格，如图1-25所示。
