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现行业务调研报告
五金制品有限公司
AP 应付帐
Contents
Document Control................................................................................................................................. ii
背景资料................................................................................................................................................... 1
业务概况........................................................................................................................................... 1
文档内容........................................................................................................................................... 1
供应商管理............................................................................................................................................... 3
供应商维护....................................................................................................................................... 3
供应商编码....................................................................................................................................... 3
供应商信贷额度.............................................................................................................................. 3
供应商审批/分类/付款期限........................................................................................................ 3
应付发票管理........................................................................................................................................... 4
一般采购发票................................................................................................................................... 5
进口采购发票................................................................................................................................... 8
零星业务发票和应付单据........................................................................................................... 10
红字发票......................................................................................................................................... 12
费用报销管理........................................................................................................................................ 13
预付款管理............................................................................................................................................. 14
预付款申请和核销........................................................................................................................ 15
付款管理................................................................................................................................................. 16
银行帐户信息................................................................................................................................ 16
付款条件......................................................................................................................................... 16
付款方法......................................................................................................................................... 16
应付报表和查询.................................................................................................................................... 18
现行业务流程分析................................................................................................................................ 19
关键需求......................................................................................................................................... 19
关键流程改进分析........................................................................................................................ 19
实施难点......................................................................................................................................... 19
背景资料
u 本文档来源于2000年11月27日至12月08日汉得公司ORACLE实施顾问对于东莞????制品有限公司及其相关LKM集团成员企业进行调研的结果。
u 本文档将作为????公司实施ERP系统应付模块的基础文档，并作为LKM其他成员企业实施ERP系统应付模块的参考文档。
u 鉴于LKM在东莞 组织关系的复杂性，除特别说明外，本文档提到的东莞??均表示东莞????制品有限公司。
u ??集团的企业组成和各子公司的简称使用总帐调研报告资料。
u 本报告使用总帐调研报告的财务公共约束性信息。
u 调研时以东莞??，河源??和????为例，报告适用于??集团成员。
u 本调研报告为LKM和D.Z.HAND双方共同拥有。
业务概况
u 目前东莞??的所有业务全部在总账中进行核算和管理 ，不存在其他子帐系统，河源??则设有应付帐子帐，两家公司所有业务处理均采用手工操作。
u ????和??钢材设有应付帐子帐，采用称为MRP的电脑记帐系统，并与采购系统集成应用。
u 东莞??和河源??，????和??钢材的应付款主要由会计部进行管理，采购部门负责供应商管理。
u 目前东莞??和河源??的应付款业务在很大程度上实行现金收付制核算。
u 东莞??和河源??目前没有专门的会计人员来处理应付款有关的财务核算。
u ????和??钢材有专门的会计人员处理应付帐，在香港进行，供应商的管理也是由采购部负责。
文档内容
本文档是对于东莞??/河源??/????/??钢材的应付业务进行调研的结果，参考了??集团其他成员企业的业务情况，主要包括以下内容：
u 供应商管理
u 应付发票管理
u 费用报销管理
u 预付款管理
u 付款管理
u 应付报表和查询
供应商管理
东莞??和源??的供应商统一由采购部进行管理，采购部其实是集团公司的部门，代表各家??公司行使采购职能，会计部使用与采购部提供相同的供应商编码和名称，只是记录供应商的主要资料，并不参与对供应商的开发工作中去，现在的供应商主要提供生产辅助材料和维修备件，主要的生产原材料钢材由????和??钢材负责供应，相当部分的供应商是一次性交易的供应商，相对固定的国内供应商有20多家，尚没有形成统一的供应商管理制度文件。河源??有较多的主要原材料国内供应商，东莞 ??今后也准备开发更多的国内主要原材料供应商。
????和??钢材，主要负责国外钢材采购工作，再转销给国内的??子公司，供应商日常管理工作由采购部负责，但对供应商的开发主要由公司董事负责。
有关供应商管理的详细资料需参阅采购调研报告。
供应商维护
东莞??，河源??，????和??钢材由采购部收集整理供应商资料，会计部不作维护，对于如供应商取消，合并等工作目前还没有处理规定。
供应商编码
东莞??和河源??的供应商编码是由采购部决定，并没有统一的编码规则。
供应商信贷额度
国内??采购时没有使用信贷额度控制。????和??钢材有一些不太成熟的控制方法。
供应商审批/分类/付款期限
主要的供应商由公司董事审批。
由于钢材采购周期很长，往往采用预付款方式结算，一些相对固定的供应商采用周结或月结，还有很多一次性交易的供应商采用现金结算。
应付发票管理
目前供应商开来的发票首先提交给采购部，采购部门在收到供应商发票并进行核对，提交有关部门经理或者总经理审批后，准备付款申请书，会计部门根据付款申请书，与有关合同，送货单和入库单等单据和凭证进行核对审批后，安排出纳准备资金。
采购中如果出现了运费和杂费，则供应商一般要么分开成几张发票，要么在一张发票上通过货物价格来处理，或由其他船运公司开出运费发票，没有出现一张发票上既有材料成本又有运杂费的情况。
由于目前东莞??仍然是增值税的小规模纳税人，收到的供应商发票上的增值税进项税额是无法抵扣的，所以发票上如果注明了增值税额，那么也是把该金额记入采购的物资成本中的；而河源??为一般纳税人，可以抵扣增值税的进项税额，所以在帐务上是把增值税单独列支的。
一般情况下会计部门在收到供应商发票无误后就会立即付款，所以需要根据业务实际编制付款单据。分录如下：
借：库存物资或者其他科目
贷：现金或者银行存款
目前在应付帐款科目上也没有供应商信息，对于国内供应商都没有记入应付帐款科目进行负债核算，随着国内供应商的增多，会开设应付帐明细帐。
一般情况下，东莞??和河源??，以及????和??钢材大量采用的是预付货款的办法，在收到供应商货物之前先预付全部或者部分货款，供应商发来货物并提供发票后，会计部门根据该供应商原有的预付货款的情况与发票进行核销。付预付款时分录如下：
借：预付款
贷：现金或者银行存款
收到供应商发票进行核销时分录如下：
借：库存物资或者其他科目
贷：预付款
东莞??和河源??，以及????和??钢材一般是在收到供应商发票的当前会计期间进行帐务处理。
在极少数情况下，对于部分发票暂时不会进行帐务处理和付款操作，等到要准备付款单据时才在总帐中进行业务处理，所以部分发票输入总帐的会计期间可能会与收到发票的会计期间不一致。
一般采购发票一般采购发票业务流程图
一般采购发票业务流程说明
顺序号
业 务 流 程
业 务 操 作 描 述
1
整理送货单
月末采购员整理各有关供应商的送货单，加总当月应付各供应商余额并与供应商进行电话或者传真核对。
2
供应商开来发票
供应商与采购员对帐相符后根据采购员通知和当月累计送货单数量和金额开发票，并把发票交给采购员。
3
采购单据核对
采购员收到供应商交来的发票后，整理原来的采购定单/合同/送货单/入库单等有关单据，并进行核对和检查。
4
实际发票签字审批
采购员收到供应商发票后，根据实际业务流程和有关职责分工，依次由采购员，采购经理，库存管理员，库存经理和总经理等有关责任人员进行确认，特别是其中要求库存管理员一定要根据采购物品的种类决定是否还需要进行验收才能对发票进行付款，并且对需要验收的在发票上注明已验收通过。
5
付款申请
采购部门根据收到的供应商发票和有关合同条款，确认对供应商的付款条件，付款方法和付款金额等有关信息，缮制付款申请书。
6
发票提交
发票经过领导审批和仓管确认后，和付款申请书一起提交给财务部门进行审核。
7
会计审核
财务部门收到采购部门提交的发票和付款申请书后，根据付款申请书的内容审核发票的真实性和准确性。
8
发票匹配
发票经审核通过后，会计人员将采购部门提供的合同/采购定单和发票进行匹配，并检查库存管理部门的送货单，保证库存管理部门已经收到发票对应的所有货物，对于需要检验的还需要确认该发票对应货物已经验收入库。
9
记帐
财务部门进行发票审核和匹配无误后，直接在总帐中记录有关应付帐款科目的信息。
10
准备付款
会计部门根据付款申请书的内容和有关资金情况，安排出纳准备资金并缮制付款凭证。
一般采购发票管理
u 没有书面的供应商发票业务处理流程。
u 财务部门对于应付帐款的付款期限没有进行跟踪。
u 在采购定单完成时，采购部门没有提交给财务部门进行资金安排，所以财务部门无法进行采购资金支出的预测和计划。原来有一份“预备资金申请表”，但由于采购部门提供的信息不够及时准确，有时是等到要付款了才提交预备资金申请，资金控制作用很弱，所以后来取消了。
u 对于办公设备和生产设备如电脑等需要先进行检验通过并在入库单上注明已验收，才能进行该项定单的发票匹配；其他如办公家具等则不需要进行检验，已接收的情况下都可以进行定单和发票的匹配。
u 对于东莞??的发票有折扣出现，实际业务中一般是直接按照打折后的金额在总帐中进行帐务处理，并进行付款。
u 一般而言，发票金额和定单金额完全一致，出现极少数不一致的情况需要说明情况，并且只能是发票金额小于定单金额，不能是定单金额小于发票金额。
u 对于发票和定单/合同，入库/验收的匹配没有严格统一的标准，河源??相对执行得比较好，而东莞??则执行得较为松散。
u 由于会计部门基本上是在对发票完成审核并且准备进行付款时才在总帐中登录有关的财务信息，所以目前没有发票挂起的情况，对于有问题的发票一般是直接由采购部门找供应商协商解决，此前财务部门不进行帐务处理。
u 目前东莞??的国内采购，和河源/上海/广州??一样，供应商一般是开发票给河源??公司，原材料成本全部由河源承担，对于原材料部分调往其他公司的不需要进行帐务核算，但是采购定单上的目的地可能会是东莞或者河源/上海/广州；但运费发票有开往东莞??的情况，东莞??凭供应商运费发票入帐，记录的贷方为应收香港??款，出现法人实体混淆的情况。
u 采购定单上的币种和发票币种及付款币种完全一致，没有出现过跨币种发票和定单匹配的情况。
u 目前东莞??存在比较多的供应商和客户为同一公司的情况，主要是????，希望在将来的业务中对于同一公司的应收款和应付款能进行抵消。
u 东莞??日常业务中存在着水电费，电话费，各种行政事业性收费，管理费等在每个月中或者一定期间经常重复发生的发票业务，目前的处理方法是每次拿到有关发票或者其他付款单据时由会计人员按照实际业务情况手工处理，希望能提供简便快捷的方式批量处理。
u ????和??钢材在收到发票后，会对采购数，入仓数和发票数进行比较。发票需要经过审批后才到财务部门记帐。
进口采购发票进口采购发票业务流程图
进口采购发票业务流程说明
顺序号
业 务 流 程
业 务 操 作 描 述
1
签定合同
目前东莞/河源/上海/广州??主要的原材料和机器设备的进口全部是通过????和??钢材来进行的，一般由香港??根据业务需要，主动从香港等地采购钢材后，作为销售转给国内??。
2
报关
香港??采购完成后，以销售的形式转给东莞??，由于涉及到香港和大陆两家公司间的贸易往来，对大陆而言是一种进口贸易，所以需要向海关申报。
3
验收入库
仓库根据报关单的信息进行接收，对于采购的原材料和机器设备进行检验入库管理。
4
报关单提交会计部门
报关组根据实际业务流程和有关职责分工，依次由报关人员，库存管理员，库存经理和总经理等有关责任人员进行确认，特别是其中要求库存管理员一定要根据采购物品的种类决定是否还需要进行验收才能付款，并且对需要验收的注明已验收通过。报关单经过领导审批和仓管确认后，根据香港??会计的有关通知提交给东莞??财务部门进行审核。
5
会计审核
财务部门收到采购部门提交的报关单后，根据报关单的内容审核业务的真实性和准确性。
6
匹配
报关单经审核通过后，会计人员将有关部门提供的合同或采购定单和报关单进行匹配，并检查库存管理部门的入库单，保证库存管理部门已经收到发票对应的所有货物，对于需要检验的还需要确认该发票对应货物已经验收合格入库。
7
记帐
财务部门进行报关单审核和匹配无误后，直接在总帐中记录有关应付帐款科目和内部往来的信息。
8
资金安排
会计部门根据有关资金情况和香港会计的资金安排，出纳准备资金
进口采购发票管理
u 对于进口采购业务，由于是集团公司内部采购，没有真实的发票，目前都是根据报关单进行帐务处理。
u 对于东莞??和河源??而言，其进口采购业务只有二个供应商，即??钢材和????，报关单货币也只有港币一种。一般情况下，不需要立即进行货款结清处理，东莞??和河源??把债务记入其他应付款（香港??）科目。
u 目前东莞??从香港??的进口采购实际上可能包括了??集团所有国内成员企业的原材料进口，原材料成本全部由东莞??承担，对于原材料部分调往其他公司的不需要进行帐务核算，但是采购定单上的目的地可能会是东莞或者河源/上海/广州，同样出现法人实体混淆的情况。
u 进口采购涉及到关税的问题。目前因为东莞??从法律上来说是一家产品100%出口的外向型企业，所以它所以进口的原材料都可以免征关税。在国内转销的部份由报关组办理转厂核销手续。
u 报关组和会计部存在协调不充分的问题，出现了报关单传递上的延误之类的情况。
u 进口业务同样存在着缺乏明确的流程规范的问题，特别是对于有关报关单据和实际物流的匹配和核对的操作缺乏强制性和规范性。
零星业务发票和应付单据
u 除了采购业务的应付帐款外，在东莞??和河源??的日常生产经营活动中还存在大量的其他零星发票和应付款的有关单据，这些发票和单据的存在也是企业负债的一部分。
u 工资。工资的核算较为复杂，有专人负责核算，目前正在开发一套考勤软件系统来管理。
u 税。目前东莞??是小规模纳税人，所以其增值税是不区分进项税和销项税的，而河源则是一般纳税人，增值税要区分进项税和销项税，因此在采购和销售时都会大量使用到，业务较为频繁，在应付款中进行管理有一定的难度。
u 杂项支出。采购组经常有零星采购（现金支付），常常是一个采购员先借款，后报销多张杂项发票（也包括收据等白条）的形式，但是东莞??规定员工借款的还款期限是14天（河源??为3天），如果逾期未还款的要罚款。采购员借款时记入其他应收款科目，一般不允许有周转金。
u 水电费。目前东莞??支付水电费等是直接在总帐中进行费用支出。但是河源??是一般纳税人，它所缴纳的水费和电费都有增值税发票，水费按6%作为进项税额进行抵扣，电费则是按照17%进项税额抵扣。
u 银行贷款利息。目前东莞??（代河源??）在花旗银行深圳分行有贷款业务，需按季度支付贷款利息，但是由于贷款当事人没有交接清楚，并且相距较远，长期无法取得贷款利息回单，支付的利息无法进行核对。
u 电话费。存在东莞??代河源??支付电话费的情况，双方都不记录内部往来的应收/应付信息。
采购员杂项采购流程
采购员杂项采购流程说明
顺序号
业 务 流 程
业 务 操 作 描 述
1
借款申请
采购员根据采购业务的需要提出借款申请
2
借款审批
采购员提出借款申请后，其上级主管和部门经理，总经理根据借款申请核定借款金额并进行审批
3
借款
采购员将审批过的借款申请提交财务部门，财务部门进行审核后进行帐务处理，出纳支付现金。
4
发票审批
采购员用现金进行杂项采购支付后，到一定期限整理供应商发票，交采购主管，经理，总经理审批。
5
提交发票
采购员把已审批的发票递交财务部门。
6
会计审核
财务部门收到采购员提交的发票后，审核发票的准确性和真实性，并且找到该采购员借款的有关记录进行比较。
7
报账
财务部门审核发票无误后，根据采购员借款的数额和发票报账的数额进行比较后收回剩余借款，或者补足采购员垫付的金额。
红字发票
u 目前东莞??和河源??的业务中存在供应商红字发票处理。
u 供应商开来发票后，在出现退货处理的时候，如果没有对发票进行帐务处理，则可以直接将原始发票退还给供应商，在总账帐务中不需要反映这种调整；如果是在当期进行了帐务处理，则可以直接在总账中取消原发票；如果已经在以前的会计期间对发票进行帐务处理，则需要供应商开来红字发票对原来的发票进行对冲。如果供应商开来的是增值税发票，并已送税局抵扣，则需要从本地税务机关得到一份证明交给供应商才可以开红字发票，实际操作比较复杂。
u 收到供应商红字发票后要与原来的蓝字发票进行核对，对于河源??这样的增值税一般纳税人而言，还需要将发票上的进项税额进行冲消。
费用报销管理
u 东莞??的费用报销统一集中在财务部门在总帐中进行管理。
u 目前没有书面统一的员工费用报销流程和明确的审批权限。
u 东莞??日常主要的员工费用报销集中在车队司机送货或者其他业务中的路桥费，加油费，误餐费和其他差旅费用。
费用报销管理流程
预付款管理
东莞??河源??，????和??钢材对供应商的预付款较多，主要包括预付货款，也存在一部分工程预付款。
预付款管理流程
预付款申请和核销
u 对供应商的预付款由采购部门进行申请。
u 预付款由采购部门进行管理和跟踪，对于预付款付出后，供应商长期未送货或者发票长期未到的情况，一般由采购员与供应商联系。
u 一般而言对同一个供应商只允许有一笔预付款。
u 预付款都是在供应商发票到来之前支付的，在收到供应商发票时要与其预付款进行核销，一般而言所预付款在进行核销之后还有余额部分的，由供应商退回。如果对该供应商还要继续采购需要预付货款的，则重新申请预付款，重新审批并支付预付款。
u 目前财务部门对于预付款没有进行跟踪，所以对于供应商的查询是无法进行的，只有采购部门才掌握了这部分信息。
u 目前对于各个供应商的预付款是否有最高限额，财务部门也不清楚。
付款管理
东莞??和河源??涉及到付款的日常业务由会计部出纳负责资金管理和现金/银行存款收付。
付款的帐务由会计部总帐会计直接在总帐中进行核算，同时出纳会在现金日记帐和银行存款日记帐上登录，并与总帐科目进行核对和调整。
目前东莞??的日常付款操作中银行付款凭证需要董事签发。
对同一供应商的不同发票存在集中进行一次性支付的做法。
????和??钢材的付款管理使用MRP应付款系统进行。
银行帐户信息
u 东莞??和河源??的开户银行相对比较集中，东莞??只有中国银行，工商银行等；其他河源/上海/广州等地公司的开户银行一般也不超过5家。
u 银行帐户比较少，东莞/河源等公司各自在同一家银行的帐户一般不超过3个，一般帐户既可以用来付款也可以用来收款。
u 一般帐户都可以用来做日常业务付款用，即是清算银行，但是现金支付只能从基本户中支出。
u 对于已退货或者已取消的发票付款，如果实际业务操作中已经把款项划拨到供应商帐户，可以要求供应商退回货款，收款行即为原付款行。
u 一般付款的银行单据有编号，但是不同银行单据的编号可能相同，即使是同一银行的不同付款单据，编号也可能相同。银行收款单据常常没有编号。
。
付款条件
u 东莞??和河源??对于不同的供应商有不同的付款条件，目前对大部分采取月结的方式，即每月汇总供应商的送货单，通知供应商开来发票后会计部门根据发票金额付款。由于实际上一般是收到客户发票就付款，并在总帐中进行帐务处理，所以在财务上无法体现按月进行发票付款的特点，而是立即付款的居多。
u 目前东莞??和河源??的付款管理中实际不区分付款的优先级，发票一般按照交到财务部门的先后顺序进行付款管理。
u 目前国内??的付款中供应商一般没有给予提前付款的折扣。
付款方法
u 目前东莞??付款方法包括现金，支票和电汇三种主要的方法。
u 出纳负责现金的管理并开支票和电汇凭证。
u 支票和电汇凭证需经董事签字才可以用于对外付款。
应付报表和查询
目前因为东莞??和河源??所有的日常应付业务都在总帐中进行核算和管理，所以没有单独的应付子模块，无法完成独立的应付报表的编制生成工作，财务能够提供的报表功能较少。
目前东莞??没有形成完整的明确的应付报表需求。
没有进行发票帐龄分析，也没有明确的发票帐龄分期。
目前查询应付未付某供应商的余额，由于在发票提交财务部门前，财务部门无法进行统计，在发票提交财务部门后，一般财务部门已经对其进行付款，所以财务部门无法提供准确的供应商余额信息。供应商帐务的核对由采购部门负责，采购部门依据的是供应商交来的发票或者还没有交来发票的送货单/入库单。
????和??钢材使用MRP系统管理应付业务，可以产生按需要使用的报表，报表经常要在EXCELL上进行加工。
现行业务流程分析
现行业务流程分析是在业务调研的基础上，了解客户需求，规范业务流程，对业务现状进行简明的分析，可以作为ERP系统实施的参考。
关键需求
u 建立一套适合??业务流程现状和未来业务发展需要的应付款子帐系统，将大量的应付款信息从总帐中解放出来，同时与总帐系统保持高度的集成。
u 实现对供应商发票和其他有关付款单据的有效管理，对供应商余额和其他财务信息进行有效的跟踪，并据此完成有关的资金安排。
u 实现对银行存款和现金的有效管理，保证资金运行的安全性，流动性和收益性。
关键流程改进分析
u 目前业务流程中最大的问题是法人实体混淆的问题，必须确保在未来的流程中业务实体的一致性，确保财务信息和实物信息的一致性。
u 目前会计核算业务中大量存在着现金收付制的影子，必须改进财务核算的流程，严格按照权责发生制的原则准确及时的进行会计核算。
u 对大量的日常应付款核算业务做出明晰的书面的流程规范，制定发票付款，费用报销，预付款和其他相关的业务操作规定，明确各方的业务职责和审批权限。
u 目前会计部门是在发票等原始凭证经总经理审批后才对其进行审核，建议财务对金额较大实际业务凭证进行审核的时间放在总经理审批发票时间之前。
实施难点
u 财务部门和实物管理部门的协调一致是ERP系统实施成功的一个重要因素。
u 业务流程规范的进度严重的影响着ERP系统实施计划的实现，特别是法人实体不进行明确的区分将导致系统信息的混乱。